第一章 总 则 一、为加强协会财务管理 ,提高资金、物资使用效益 ,实现协会章程的宗旨, 根据《会计法》及有关规定 , 制定本制度。
二、本协会会计年度为每年 1月l日至12月31日 ,会计核算基础为权责发生制。
三、财务人员要树立良好的职业道德 , 做到依法理财、坚持原则、廉洁奉公。
四、财务处理要实事求是 ,客观公正保证会计信息合法、及时 ,真实、准确、完整。
第二章 财务计划执行办法 一、现金管理制度
(一) 现金管理要坚持“钱帐分开 ,互相牵制”的原则 ,实行会计、出纳分管。
(二)严格按国家规定的范围使用现金。
(三) 严格执行库存现金限额制度。
(四) 一次性收取现金较大的,应及时送存银行。
(五) 严格现金收付手续。
(六)加强现金收支核算,做到日清月结,账款相符。
(七)确保到银行存取现金的安全。超1万元的应有两人提取,超3万元且路途较远的专车押送。
二、银行账户管理
(一) 严格执行中国人民银行关于银行账户管理规定 , 不得违规开设账户。
(二) 不得利用银行账户从事违法违纪活动。
(三) 加强票据管理、确保票据安全。
(四) 加强应收、应付、往来款项的清理 , 确保帐票、账款相符。
三、财务交接制度
(一)财务人员工作变动应办理交接并履行交接手续。因事长假离岗或辞职或辞退时应按协会要求进行工作交接 , 以保证工作正常进行。
(二) 财务交接手续及过程由协会会长或其委托人监交。
四、物资管理
(一)严格执行捐赠物资入库管理,不得擅自收取捐赠的物资。
(二)捐赠物资出库入库应当由物资管理员签字确认。
(三)捐赠物资变现的,应当确认价值,并办理签字手续,把变理资金交财务人员入帐。
(四)对易损耗的捐赠物资,应当做到早入库早处理的原则,避免浪费。
第三章 收支管理及审批制度 一、收入和支出的管理
(一)协会的一切收入都要入账反映 ,严禁设置“ 帐外帐”和“小金库”。
(二) 外联项目,必须取得理事会决议的同意。经理事会审批后,由会长签订外联项目协议或合同。外联项目资金的运用,应当配备项目协议或合同、资金数额及使用计划、项目运转时间表、项目负责人或实施人、风险评估意见或意见书。
(三)日常重大支出,原则上必须做好财务预算及资金使用计划,报理事会通过后支出。
低于人民币一万元的支出,可由会长按照工作计划或活动范围先行支出,然后在季度财务报告中予以披露。
二、费用审批及报账程序
(一)、备用金借支程序
1、各功能组的负责人为保证协会在各项具体活动的合理需要,按审批权限报批后,可向财务预支一定数额的备用金。
2、备用金借支程序:借支人填制借支单,按规定权限审批后交会计复核,出纳根据复核后的借款单,向借支人支付备用金,同时借支人须在领款人处签字。借支2000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。
3、备用金借支人须在事务完毕后五个工作日内到财务结清备用金。借支人必须按规定时限及时结清备用金,前款不清后款不借。项目运用的资金不能未经审批,借支人擅自把结余的资金转为下期计划使用。
4、每年12月31日前,除12月下旬借支的外,其余的借支备用金都必须结清归还。
5、借支单是财务账务处理的依据之一,除当日借支当日归还的以外,抵销或报销费用时借支单不予退还;归还多借备用金时,由出纳开具收据给抵销或报销人本人,借支单也不予归还,收据须妥善保管备查。
6、备用金是为保证协会的活动需要而设,因私不得借支备用金。
第四章 报销(抵销)管理制度 一、费用报销或抵销
1、费用报销或抵销程序:报销人按本章规定粘贴票据并填制费用报销单。报销单按规定权限审批后交会计复核,出纳根据复核后的单据向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款;出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据,借支单不予退回;报销人领取报销款项须在报销凭证上签字。
2、对原始票据或凭证的要求:
⑴、所有票据必须是合法的正式发票。在活动或外联工作中,无法取得正式发票的,应当开具收据,并由参与活动或外联工作的两人签字证明,但超过人民币五百元的,应当开具正式发票。
⑵、原始票据的粘贴:小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴。原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额,分门别类进行粘贴,不能混合粘贴。
⑶、除交通票据外的其他票据,报销或抵销人须在每张票据背面空白处注明票据金额开支的用途并签名。
⑷、不符合上述规定要求的报销单据,财务部有权退回,要求报销人重新整理。
二、备用金借支和费用报销或抵销的审批权限:
1、备用金借支和费用的报销或抵销金额在人民币两千元(含本数)以下且在财务预算或项目资金计划内的,由功能组负责人确认,财务复核后,报秘书长审批;
2、备用金借支和费用的报销或抵销金额在人民币两千元以上一万元以下的,由功能组负责人确认,秘书长审核,报会长审批;
3、备用金借支和费用的报销或抵销金额在人民币一万元以上的,由功能组负责人确认,秘书长审核,会长核准,报理事会批准。
4、秘书长、会长、理事会成员不得兼任功能组负责人。
三、出差补贴标准
1、定义:出差是指协会人员受协会派遣在协会办公所在地城市以外的地区履行职务,并根据本制度的规定享受相应标准的出差补贴、伙食补贴和交通补贴。在协会办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。
2、协会人员出差应严格履行报批手续,并认真按照从简、节约的原则。
3、协会出差人员报销标准应控制在每人每天各项开支不应高于三百元的标准。
四、办公费
1、办公费是指办公用品、印刷品及其他办公物料等项目的支出。协会办公费统一由办公室指定专人进行控制与管理。
2、各功能组申请购置办公用品、印刷品时,需注明用途、数量、规格型号,办公室需查明是否可调节使用,再确定是否购买,报秘书长同意审批后执行。
五、其他费用
1、车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、停车费。办公室在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上,制定当月车辆费用开支计划。
2、油费报销,需由驾驶员在发票背面注明行车加油起始公里数,由办公室复核用车记录,秘书长签字验核。
3、路桥费、洗车费由驾驶员每半个月汇总报销一次,由办公室根据用车记录复核,秘书长签字验核。
4、车辆维修前须提出书面报告,说明原因和预计费用,报销时在发票上列明详细费用清单,由办公室根据车辆维修情况复核,经秘书长签字验核。
6、备用金借支和报销单据的审核,财务随时受理,但报销或抵销款的领取时间为每周星期二、四,其余工作日财务不予办理。
第五章 项目基金的使用管理制度 一、对外项目应当签订外联合同,明确各方的合法权益。
二、协会在外联项目时,首先应当组织人员对项目进行整体评估,包括可行性、资金、周期、风险所评估,并出具评估报告。
三、协会秘书长应当组织专业人员对评估报告予以审查,并出具审查意见或意见书,报会长审批。
四、在下列情形之一的项目,应当由会长报理事会审议决定:
1、项目周期超过一年期限的;
2、项目资金超过五万元的;
3、项目活动范围超越协会活动地域的:
4、项目需要与其他公益组织或单位协办的;
5、项目所需资金不足,需要在项目进行过程中对外募集的;
五、经过审批后,由会长或其委托人对外签订合同,予以实施。在实施前,应当编制项目基金的使用情况明细表。项目基金使用情况明细表,应当经秘书长(副秘书长)审核。财务部根据秘书长或会长对项目基金的审批及使用情况明细表,使用项目基金。
六、严禁未经审批使用项目基金。严禁超越使用情况明细表的工作计划使用项目基金。
七、协会监事会有权监督协会对项目基金的使用情况,并有权要求项目实施人或负责人向监事会汇报项目基金的使用情况。
八、协会理事、监事、会长、副会长、秘书长、副秘书长、财务人员不得兼任项目负责人。
第六章 财务部部长岗位职责 一、全面负责协会财务管理,编制和执行预算、财务收支计划,使协会财务管理和会计核算正规化、科学化、制度化。
二、认真贯彻执行国家有关法律、法规和规章制度,建立健全内部财务制度,严格财务管理。
三、参与协会项目决策,制定财务计划。
四、参与协会资金的运筹和使用,每月向协会汇报资金的使用情况及使用效果。出现异常及时报告并提出解决意见。
五、进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核,督促协会功能组或部门降低消耗,节约费用,提高经济效益。
六、建立健全经济核算制度,利用财务会计资料进行经济活动分析。
七、定期对协会的财务基础工作进行检查,及时处理发现的问题。
八、及时向协会提供协会及各功能组或部门资金或费用开支情况。
九、及时分析财务结构、如实向理事会报告财务状况。
十、负责会计凭证、会计报表的复核工作。
十一、组织实施协会管理岗位职责的有效落实,并加强对本部门职工的教育、业务培训及知识更新,以提高本部门人员的素质。
十二、完成协会交办的其它工作任务。
第七章 会计核算人员岗位职责 一、负责会计凭证的编制和装订,款项和有关证券的收付。
二、负责财物的收发、增减和使用,债务债权的发生和结算。
三、负责资金的增减和收支,对收入、成本、费用进行计算。
四、根据会计资料、日汇报表登记总账、财务成果的计算和分配。
五、负责对协会各项费用开支的审核,对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,要求更正和补充。
六、根据协会的运转情况,编制会计月报、财务指标月报、会计年报和会计年度决算。
七、做好协会资产管理和社会保障、税务等有关财务工作。
八、负责办理协会与所需银行的资金往来工作。
九、负责协会税费的计算和申报工作。
十、负责协会各项结算和清理工作,对协会所使用的备用金、暂付款、账款结算、外汇账款结算、应缴税金等账户及时进行清理。
十一、年度终了对会计账簿整理、装订整齐、编号归档。
十二、对各种会计报表整理装订成册,妥善保管,对银行对账单及未达帐调节表定期整理装订成册。
十三、提供协会所需的有关会计资料,并对所提供的会计资料的准确性负责。
十四、完成会长交办的其它工作。
第八章 现金出纳员岗位职责 一、根据现金管理条例规定,经会计复核同意后负责协会现金的收支工作,登记现金日记账。
二、根据协会的有关用款申请填制银行付款凭证,根据银行结算纪律办理银行承付、拒付事宜。
三、领取、管理银行结帐单和银行回单,随时掌握银行人民币存款、外汇存款的金额,负责与银行有关的联络事宜。
四、定期编制银行未达帐调节表,并及时核对,清理有关未达帐项。
五、每日清点现金库存,做到帐款相符、帐帐相符、帐单相符。现金日记帐要日清月结,妥善保管好银行支票、发票、有价证券等重要会计票据。
六、协助会计做好协会各功能组或部门的资金的收讫审核。
七、严禁将三千元以上的现金保存在财务部内过夜。
八、完成会长交办的其它工作。
第九章 物资管理员岗位职责 一、负责物资进库入库的登记和管理,编制物资库存表。
二、负责物资的收发或借用。
三、每月应当编制物资库存表,报协会及财务部。
四、做好变现物资的价值核算。对易耗、易变质的物品,应当尽快报主管的副会长或副秘书长,并协助其他工作人员处理。 五、对往来的物资应当定期整理装订成册,以作备查。
六、完成会长交办的其它工作。
第十章 附 则 本制度报业务主管部门北海市卫生局备案,并于公布之日起生效。
以上制度将于9月1日正式实施,如有异议或建议,请大家在8月23日前,以跟帖形式反馈。 北海民间志愿者协会秘书处
2012年8月20日