【会议纪要】2012年8月23日北海民间志愿者协会理事扩大会

发表于: 2012-09-03 10:48 2226人阅读 2人回复只看楼主 | 第1页 | 最后一页

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志愿者秘书组

北海民间志愿者协会注册会员

来自: 广西南宁市

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会议召开原因（Why）：增强理事、监事和助学团队的良好沟通和交流。
会议参加人员（Who）：协会理事会全体理事、协会监事会全体监事、协会秘书长大三小二、协会副会长清茶、助学组组长东哥、协会全体专职及其他志愿者
名单：会长西鱼、秘书长大三小二、副会长一杯清茶、理事小志、监事长捞佬、监事陆战队、监事海盐、冰博、助学组组长东哥、助学组学生资料协调员肥文、协会会员诺诺、协会专职石闪闪、三中村佬、茗虹、ago、威广、天马、
会议召开时间（When）：8月23日（星期四）晚 18:30-22:30。
会议召开地点（Where）：协会办公室。
会议召开形式（How）：讨论会
会议费用支出（How much）：参会人员AA制分摊餐费。
会议记录及整理：清茶、闪闪。
会议记录审核：大三小二
会议议题和产出（What）：

会议汇报人：助学组组长东哥、清茶、村佬

会议主持人：协会秘书长大三小二

一、会议议题
助学组将近期助学活动进行通报，提出活动中存在的困难及需要理事会协调解决的问题，全体参会者共同讨论并提出措施，以下是会前提出的讨论议题。
1、催收助学款问题；
2、线长疲劳及团队士气问题；
3、秋季助学活动募款问题。
4、建立激励机制问题
5、助学组组长权限及理事会对组长的授权问题

二、会议产出（决议部分）

（一）关于催收助学款
1. 一周内采取电话加上门的方式完成第二轮催款，目标：到账额达到应收额的90%（负责人：村佬时间：8月24日～8月31日）
2. 助学组全体组员争取尽快通过多种渠道完善资助人资料（负责人：肥文协助人：东哥时间：8月24日～8月31日）
3. 尽快招募并培训志愿者，专项服务于与资助人的沟通及助学款收取，并努力令款项到账（负责人：村佬时间：8月24日～8月31日）
4. 在以往助学组制度建设的基础上，进一步完善工作流程并建立健全助学组工作制度，将大家的工作成果提炼成文字和制度，在秋季助学活动总结时交给小二（负责人：东哥时间：8月24日～10月8日）

（二）关于线长招募
1. 在论坛发帖招募秋季助学活动的线路负责人（负责人：ago 时间：8月24日～8月27日）
2. 继续鼓励和全力支持现任助学线长的工作（负责人：东哥时间：8月24日～8月27日）
3. 在秋季助学活动中注重对新上任线路负责人的培养（负责人：东哥时间：9月1日～9月27日）
4. 关于权限问题。助学组长有权选拔、任免各助学线长（负责人：东哥时间：长期）
5.今后协会的公益项目、方案、预算的审批，全部收归协会秘书处统筹，由秘书处审批。原则上已各项目组为单位申报，各组组长初审把关。特色活动或临时项目遵循但不拘泥于程序，可直报秘书长。

（三）关于秋季助学活动募款
1. 助学组提供秋季助学活动招募帖基本内容（负责人：ago、西鱼时间：8月24日～8月25日）
2. 加工整理秋季助学活动招募帖通告，供协会对外宣传用（负责人：诺诺、闪闪时间：8月26日～8月27日）
3. 联系本市各类媒体发布协会秋季助学活动预告及相关招募等信息（负责人：闪闪时间：8月27日～8月28日）
4. 秘书长提议协会今年筹集资金1-2万元，对3至4条助学线路进行定额小型项目招标，各线路的负责人可以撰写项目书进行竞标。会上讨论了这一提议，但尚未达成最终决定。
5. 协会邀请“老枪”尽快开展一起项目建议书撰写的培训，通过培训，让大家了解活动的策划和管理。培训机会优先提供给助学线长、及有志于承担助学线路的协会骨干。（负责人：村佬时间：依联系情况定，但尽快开展）

（四）关于建立激励机制
1. 定期（每月或每季度）评选“公益之星”（负责人：茗虹时间：长期）
2. 在协会出版物上开设专栏，宣传表彰“公益之星”（负责人：闪闪时间：长期）
3. 将“快乐公益”定位为协会的团队文化内容之一，将鼓励和激励作为协会理事的工作职责之一（负责人：小二时间：长期）
4. 志愿服务时以志愿者实际参加活动为标准的基础上，可按其在协会中担任职务的不同，加计不同的志愿服务时作为奖励，各组长有计分权限，志愿服务时的计分办法近期做相应补充修改。（负责人：小二、茗虹时间：长期）
5. 协会管理层加强对论坛帖子的回复，及时鼓励志愿活动的组织者和参与者（负责人：理事及监事时间：长期）

（五）关于会议制度
今后协会的每次会议都需要提前确定、征集，并向参会者公开议题，会议过程中原则上不讨论未提前提出的议题。

（六）关于2012年的“圆梦天使”活动
石闪闪按照会长的指示，将相关情况报送理事会另行专题研究并计划指定一名理事负责。